Elke organisatie heeft zijn gewoontes en patronen. Gelukkig maar. Jammer genoeg zijn er ook een aantal die remmend zijn en die zorgen dat medewerkers minder efficiënt werken. Die patronen situeren zich op verschillende gebieden: de inhoud van het werk, de manier waarop het werk gebeurt, hoe we het werk evalueren, wanneer en waar dat we het werk doen, met wie we werken, het materiaal dat we er voor nodig hebben en de organisatie van het werk. Doordat werknemers op elk van deze elementen meer eigenaarschap mogen nemen en autonomie krijgen, zijn ze meer gemotiveerd en werken ze efficiënter.

Het transformatierad als denkmodel

Om te zorgen dat medewerkers regisseur kunnen worden over hun werk, kun je via het transformatierad nadenken over alle elementen die het werk beïnvloeden:

Je kunt het transformatierad ook gebruiken om na te denken over efficiëntie. Op elk van de segmenten kun je immers negatieve patronen doorbreken:

Werkinhoud

Er is heel wat efficiëntie te halen door van gestandaardiseerde functiebeschrijvingen over te schakelen op een rolbenadering. Door de kernactiviteiten op te lijsten die nodig zijn voor een team of organisatie, doordat medewerkers vervolgen elkaars kennis, vaardigheden, talenten en expertise in kaart brengen en beide met elkaar matchen, komt de juiste man of vrouw op de juiste plaats te zitten. Hierdoor zijn medewerkers meer gemotiveerd en verlopen taken efficiënter.

Werkvorm

Je zou ervan versteld staan hoeveel mensen hun hoofd alleen maar gebruiken om er een hoed op te zetten, luidt een Engels gezegde. Heel wat organisaties, leidinggevenden en medewerkers weten niet goed hoe het brein van henzelf of hun collega’s functioneert. Waardoor ze de hele dag dingen doen die nefast zijn. Zoals bijvoorbeeld beslissingen nemen op het einde van een lange vergadering of een presentatie in één keer afwerken. Collega’s inzicht in verschaffen in hoe het brein werkt en zorgen dat ze daar rekening mee houden, zorgt voor een boost van je efficiëntie.

Evaluatie

Onderzoek toont aan dat jaarlijkse evaluaties niet alleen voor veel stress, jaloezie en frustratie zorgen, in die maand dat ze plaatsvinden gaat de productiviteit ook nog eens gevoelig achteruit. Hiervan afstappen en evolueren naar permanente evaluaties waarbij je de waardering van het werk loskoppelt van de financiële compensatie, kan een doorbraak zijn. Door regelmatig te reflecteren op de efficiëntie van elke werknemer en van de teams waarin zij of hij functioneert, kan die gevoelig naar omhoog gaan.

Werktijd

Het probleem hier is dat iedereen vaak een individuele kalender heeft. Door een gemeenschappelijke agenda te maken met tijdsblokken om geconcentreerd te werken, gemeenschappelijke pauzes, mailvrije momenten, vergaderloze tijd en onderbreekmomenten, slaag je erin om binnen een team een meer synchrone werkkadans aan te houden en gaat het werk veel meer vooruit.

Werkomgeving

De uitdaging waar heel wat organisaties momenteel voor staan, is een balans te vinden tussen werktijd thuis en op kantoor. Hybride werken kan de efficiëntie positief beïnvloeden (minder verplaatsingen of je beter kunnen focussen) maar kan evengoed een negatief effect hebben (niet aan het werk kunnen beginnen of nog meer in de ban van sociale media raken). Samen hierover gedragen afspraken maken kan een boost van de productiviteit tot gevolg hebben.

Werkmateriaal

Het maken van verslagen – die niet altijd gelezen worden – kost nog altijd veel tijd. Door in plaats daarvan een teambord te gebruiken, kun je tijdens de vergadering ogenblikkelijk actiepunten toevoegen. Door de volgende vergadering te beschouwen als een sprint en daar de kaartjes die je wil behandelen, naartoe te schuiven heb je meteen ook je agenda. Je hoeft dan eigenlijk geen verslag meer te maken. En extra informatie zoals mails en links kunnen perfect aan dat kaartje gehangen worden. Gedaan met zoeken in Outlook naar mails en info.

Netwerk

Nog steeds zie je in veel organisaties afdelingen die op een eiland functioneren. Het gebrek aan coördinatie tussen afdelingen, kun je aanpakken door projectteams over de afdelingen heen op te zetten en met elkaar te laten samenwerken. En je kunt ook eens gaan kijken hoe andere organisaties het ervan afbrengen qua efficiëntie en van hen leren.

Werkorganisatie

Het bureaucratisch organiseren van werk gecombineerd met een wildgroei van regels en procedures draagt ook zijn steentje bij tot gecultiveerde inefficiëntie. Hou alles regels en procedures eens tegen het licht en check of ze nog gelden of nodig zijn. Daarnaast kun je kijken hoe je medewerkers meer zelfsturend kunt maken. In onderwijs ontwikkelen ze bij jonge kinderen hun executieve functies. Je zou ervan versteld staan hoeveel volwassenen over zwakke executieve functies beschikken.

Zelf aan de slag

Je kunt vast zelf nog heel wat ideeën bedenken bij elk van deze elementen. Je kunt voor elk van de elementen je patronen in kaart brengen en alternatieven bedenken.

Het is sterk om uit alle alternatieven keuzes te maken en er één samenhangend geheel van te maken dat elkaar versterkt. Een organisatie is immers een levend systeem waarbij de onderlinge relaties elkaar sterk beïnvloeden.

Hulp nodig?

Tijdens een workshop ‘doorbreek je patronen en werk efficiënter’ komt deze techniek uitgebreid aan bod, dit naast slim schakelen tussen je drie breinen, breinvriendelijk informatie verwerken en de provocatie- en terugdenkmethode om rigide patronen te doorbreken. Samen met collega’s kun je dan oefenen en krijg je nog heel wat extra tips. We gaan ook in hoe je de bedachte alternatieven in de praktijk kunt brengen. Bel Dirk op 0474/949448 of mail naar dirk@dirkdeboe.be voor een vrijblijvend gesprek en we werken een workshop op maat van jouw organisatie uit.