In het voorjaar liep mijn agenda - zoals bij veel zelfstandigen - plots leeg. Het werd snel duidelijk dat de pandemie niet zomaar voorbij zou gaan en dat er in de toekomst wellicht nog dergelijke schokken zouden volgen. Wilde ik mijn boterham blijven verdienen, dan moest ik mij terug uitvinden. Ik besefte tijdens Covid dat wat vroeger nieuw en uitdagend was, intussen mijn comfortzone was geworden. Vroeger was ik geen fan van online sessies of trajecten. Ik vond en vind nog altijd het fysiek contact en de interactie tussen mensen cruciaal voor een geslaagde brainstorm, opleiding of begeleidingstraject. Maar als ik weer projecten wou doen, moest ik mij daarover zetten. Ik begon te experimenteren met diverse tools en kwam dankzij Pieter Brat bij Miro terecht, een geweldig tool waar heel wat andere organisaties hun voordeel mee kunnen doen. Vandaar dat ik graag mijn bevindingen met jullie deel.
Catalaans kunstschilder of online visueel collaboratieplatform?
Misschien hebben de bedenkers van het visueel online collaboratieplatform hun inspiratie wel gehaald bij Joan Miro, de bekende Spaanse surrealistische graficus, schilder en beeldhouwer. Het platform is enorm visueel en aantrekkelijk. Het is immers een oneindig canvas dat je zelf en samen met anderen vorm kunt geven. Bijvoorbeeld om er een online brainstorm mee te organiseren maar even handig bij strategische bijeenkomsten, workshops, scrums of onderzoeksprojecten. Het thema speelt hoegenaamd geen rol. Het is als samenwerkingstool bedoeld maar je kunt het evengoed voor jezelf als ideeënbord gebruiken.
Je kunt er echt alles mee doen!
Als deelnemer kun je er post-it’s aanklikken en invullen. Je kunt er diverse soorten kaders selecteren waarin je tekst kan typen. Daarnaast kan je er zelf ook objecten in tekenen en inkleuren, zowel in vrije vorm als met figuren die je kan aanklikken. Een leuke functionaliteit is smart drawing. Als je iets tekent dat op een langwerpige ronde vorm lijkt, dan maakt Miro er meteen een ellips van. In de verticale taakbalk links vind je alle inhoudelijke functionaliteit.
Maar je kan nog zoveel meer mee met Miro. Het is een collobaratie tool waar je zelfs geen Teams, Google Meet of Zoom voor nodig hebt. Miro heeft zelf een camera-, microfoon- en chatfunctie. Dus in plaats van op de online link te klikken van de videolink, klik je op de Miro link en kun je elkaar daar zien en horen. Je bent meteen op de plaats waar je aan het werk bent zonder dat je twee vensters in de gaten moet houden. Je kan er ook je scherm delen en bijvoorbeeld op elkaars ideeën stemmen of commentaar geven. Daarnaast kan je ook frames creëren waarbij je verschillende objecten samen kan pakken en zo ook tegelijk verplaatsen. Je kan het canvas ook handig verplaatsen en je zoomfactor instellen of door met je muis of mousepad te scrollen. Jouw zoomfactor is uiteraard onafhankelijk van andere gebruikers.
Miro is er niet voor bedoeld maar je kan er ook mee presenteren. Via de presentatiemode kan je door de verschillende frames wandelen, vergelijkbaar met Prezi. Dat is super handig als deelnemers op het eind van een creatieve sessie hun werk aan elkaar willen presenteren zonder dat ze daarvoor PowerPoint moeten starten.
Er is ook een timer waarin je kan aangeven hoeveel tijd er nog is voor een bepaalde opdracht. Handig voor de moderator . Je kan ook mensen taggen zodat ze getriggerd worden om naar het bord te komen, gesteld dat je een geweldig idee hebt gepost en benieuwd bent naar wat ze ervan denken.
Alle samenwerkingsfunctionaliteit bevindt zich in de balk onderaan.
Je hoeft het allemaal niet zelf uit te vinden
Super handig zijn ook de templates. Miro heeft heel wat kant en klare sjablonen die je niet zelf moet tekenen. Je start van de template en en past die aan naar je persoonlijke wens en smaak. Zo is er een voor Mindmapping, SWOT analyse, Business Model Canvas, Customer Journey Mapping, Empathy map, Lean Canvas en nog zoveel meer. Het is zelfs een goede manier om inspiratie op te doen, een aantal nieuwe tools te leren kennen of ze terug voor de geest te halen. Als je zelf iets hebt dat je later opnieuw wil gebruiken, dan maak je er gewoon een template van.
Op Miro kan je ook handig informatie toevoegen. Bijvoorbeeld een foto plakken, een URL plaatsen of een video embedden, het gaat allemaal vanzelf. Zowel via het internet, een screenshot vanuit een ander scherm of een upload via je computer. Zelfs PDF’s en PowerPoints kun je erin plaatsen. Je kan dan in Miro gewoon door de presentatie wandelen. Enorm gemakkelijk als je bijkomende informatie aan deelnemers wil bezorgen. Zo hoeven deelnemers niet te zoeken in hun mailbox. Het staat meteen waar ze het nodig hebben en door je scherm te delen kan je tonen waar alles staat.
Miro werkt ook samen met andere platforms. Zo is er bijvoorbeeld een verbinding tussen Miro en Slack, Trello, Asana en heel wat andere platforms. Vanuit Miro kan je dan weer handig exporteren via PDF.
Tot slot is er ook een Miro community waarin gebruikers van elkaar kunnen leren en elkaar vragen stellen.
En, wat kost dat?
Ik ben begonnen met de gratis versie. Dat is ideaal om te experimenteren want je hebt bijna alle functionaliteit. Je krijgt wel maximaal drie borden. Als je een vierde bord maakt, wordt een van de andere drie ‘view only’. En je kunt dat bord niet kiezen. Bij de gratis versie moeten de mensen die je uitnodigt een account aanmaken en daarna inloggen en komen ze zo op het bord terecht. Niet echt moeilijk maar wel een extra drempel tegenover de betalende versie waar je gewoon de link kan sturen naar de personen die je inviteert. Geen privcacy is een een ander nadeel van de gratis versie. Stel dat je met een bedrijf een brainstorm doet en je wilt niet dat je concurrenten meekijken, dan is de gratis versie niet slim. Zelf heb ik intussen een licentie gekocht (consultant versie kost ongeveer 15 Euro per maand). Daarbij krijg je oneindig veel borden en mag je oneindig veel mensen uitnodigen. En iedereen met de link kan meteen editeren als je dat wil. Dat is nog wel bèta maar het werkt.
Het platform zette me aan om nieuwe werkvormen te gebruiken en om andere interactievormen te bedenken. Doordat het zo visueel is, heb je meteen zin om je ideeën verder vorm te geven. Als ik aan deelnemers aan een online opleiding, brainstorm of coaching vraag wat ze meenemen naar huis, dan wordt Miro naast de inhoudelijke leerpunten regelmatig vermeld.
Ik slaagde er ook al een paar keer in om klanten die een fysieke brainstorm of opleiding hadden ingepland, te overtuigen om de sessie online te houden. Als je moet wachten tot Covid voorbij is om je mensen op te leiden, dan kan je nog heel lang wachten. En het whiteboard van platforms als Zoom is echt wel heel beperkt. Een van de enorme voordelen is dat de opbrengst van een brainstorm of een opleiding steeds beschikbaar blijft. Je moet niet meer op zoek naar de flip-overs met post-it’s of post-it’s zitten over typen. Het verslag is onmiddellijk gemaakt. Je kan er achteraf zelfs je slides bij plaatsen.
Het tool is niet alleen belangrijk voor coaches zoals ik. Voor elk team kan het een enorm stimulerende collaboratieomgeving zijn. Een dashboard waar je zowel chaos als structuur kunt hebben. Ideaal ook om informatie, observaties, klachten, mails, documenten naartoe te slepen zodat je alles bij elkaar hebt. Dat kan je ook in andere systemen maar de visueel aantrekkelijke manier van Miro geeft veel meer goesting. Of je werkt vanuit Miro met links naar het Google Drive of Sharepoint.
Zoals je kunt zien ben ik een enthousiaste gebruiker. Willen jullie zelf ook een kijkje nemen? Ik heb wat inspiratie klaar gezet in de inspiratiezone. Klik dan op deze link en laat je feedback achter op een van deze post-it’s.
Wil je graag in jouw bedrijf ook een online brainstorm, opleiding of coaching met gebruik van Miro organiseren? Dan sla je meteen drie vliegen in één klap. Deelnemers leren van de creativiteitstechnieken, ze hebben op het einde flink wat bruikbare ideeën en ze hebben meteen een nieuw en super handig tool geleerd.
Mail dirk@dirkdeboe.be of bel op +32474949448 als je hier ondersteuning bij wil.