In 1908 werd de eerste Ford-T gebouwd. Henry Ford had in de vlees- en wapenindustrie goed rondgekeken en daar zijn automatische productielijn en gestandaardiseerde onderdelen op gebaseerd. Na de wereldoorlog konden gehandicapte oorlogsveteranen er gemakkelijk aan de slag. Als je een arm had en op een knop kon drukken of een onderdeel in een mal kon leggen, kon je aan de slag. Ford had de breinen van zijn arbeiders niet nodig. Integendeel, dat kon storend zijn. Meer dan 100 jaar later is de situatie helemaal anders en hebben bedrijven het vernuft van al hun medewerkers meer dan ooit nodig. Het is dan ook vreemd dat in organisaties nog heel wat teamleiders rondlopen die eigenlijk niet goed weten hoe de hersenen van hun teamleden werken. Hier is veel progressie te maken.

Bron - Hoe je je brein bevrijdt - Theo Compernolle

Twee hersenhelften en drie breinen

Volgens professor Theo Compernolle heeft een mens drie breinen. Vooreerst hebben we een reflexbrein. Het is ons reptielenbrein dat bij gevaar meteen in actie schiet. Stel dat er bij jou een tijger komt binnengestormd, dan zijn er drie opties: vechten, bevriezen of vluchten. Vermoedelijk ga je razendsnel en zonder nadenken voor de laatste optie. Het voordeel van dit flitsbrein is dat het onvermoeibaar is. Je mag nog volledig uitgeput zijn, als die tijger opdaagt, ben je klaar wakker. Het werkt immers zintuigelijk en emotioneel. Dit brein kan ook meerdere dingen tegelijk. Als je bijvoorbeeld een ervaren autorijder bent, dan kun je op je werk aankomen zonder dat je weet waar je allemaal voorbijgekomen bent. Onderweg heb je mogelijk in je hoofd een vergadering voorbereid . En toch heb je niet onvoorzichtig gereden. De taak is geautomatiseerd en toevertrouwd aan je reflexbrein. Het reflexbrein maakt wel geregeld fouten. Zo kun je op zondag toevallig de afslag naar je werk nemen.

Als mens hebben we ook een reflecterend brein. Dat is ons denkend brein. Dat heeft ons in het dierenrijk een enorm strategisch voordeel gegeven. De mens is immers een relatief kwetsbare diersoort. Het duurt jaren eer een baby zelfstandig kan zijn, terwijl een zebraveulen na enkele uren al mee moet met de kudde. Als alles goed gaat, controleert dit brein het totale brein en neemt het voor ons weloverwogen beslissingen. Het heeft een groot nadeel. Het is traag en het verbruikt heel veel energie. En het kan ook geen twee dingen tegelijk. Ook al proberen heel veel mensen dat continu. Het reflecterend brein kan bepaalde taken wel automatiseren en toevertrouwen aan het reflexbrein. Voor het autrijden moet je in het begin heel hard nadenken. Naarmate je het meer onder de knie hebt, wordt het een automatisme en neemt het reflexbrein deze taak over.

Tot slot hebben we een archiverend brein. Ons onbewuste. Dat heeft een capaciteit die 200.000 keer groter is dan die van ons bewuste, ons denkend brein. Een gigantisch potentieel. Het archiverend brein slaat informatie op en ordent die. Het zorgt ook voor de verbinding met herinneringen. Het combineert en legt verbindingen waardoor nieuwe ideeën ontstaan. Maar het heeft wel dezelfde processor nodig als het bewuste. Dus het werkt enkel als het reflecterend brein weinig of niet actief is. Bijvoorbeeld bij rust of slaap. Het archiverend brein kan je helpen om onbewust aan een taak verder te werken terwijl je er bewust mee opgehouden bent. Bewust gebruik maken van incubatie en zo van het gigantisch potentieel van je archiverend brein is een belangrijke sleutel voor creativiteit. Terwijl je niet bewust aan het nadenken bent, kunnen je onbewust heel rijke te binnen schieten. Vaak hebben die liggen rijpen in het onbewuste.

Voilà, dat zo functioneert in een notendop ons brein. Het is biologisch een stuk complexer maar als je de grote lijnen begrijpt en weet hoe je elk van die breinen beter kunt gebruiken, dan kun je je daar in jouw organsatie al ver mee komen.

Veelvoorkomende valkuilen

- Teveel op je reflexbrein voortgaan en zo fouten maken.

- Gebrek aan impulscontrole. Opeens slaan de stoppen door en worden jaren opgebouwde relaties voorgoed kapot gemaakt.

- Steeds meerdere taken tegelijk willen doen, constant swappen en afgeleid zijn. Met zwaar productiviteitsverlies tot gevolg.

- Elkaar slag om slinger onderbreken met vragen of verzoeken. Het duurt daarna een hele tijd eer je weer geconcentreerd kunt verder werken.

- Zware taken doen als je moe bent en zo weinig productief zijn of fouten maken.

- Beslissingen nemen na een lange vergadering

- Continu aan het denken zijn of je brein belasten

- Tijdens pauzes je berichten checken of mails lezen en zo je archiverend brein geen kans geven om informatie op te slaan of om associaties te maken

- Alles meteen willen oplossen en jezelf geen incubatietijd gunnen

“Intelligence increases when you think less – John Cleese”

— Quote Source

Twaalf tips

- Train je medewerkers in executieve functies, de hogere controlefuncties van de hersenen.

- Automatiseer bepaalde taken. Elke medewerker zou bijvoorbeeld een typecursus moeten gevolgd hebben en een behoorlijk aantal slagen per minuut kunnen produceren. Nog heel wat collega’s typen met een paar vingers en verliezen zo dagelijks massa’s tijd. Doe een test, stel objectief vast waar iedereen zit en zorg voor een ambitieus maar doenbaar doel.

- Train medewerkers in het goed en snel toepassen van veelgebruikte software. Zorg dat ze de sneltoetsen op hun laptops zonder nadenken kunnen bedienen.

- Automatiseer routinematige processen. Zo krijgen medewerkers tijd om zich te focussen op het hogere orde denken.

- Zorg dat medewerkers olifantentaken doen als ze fit zijn. Meestal is dat ’s morgens. Je kunt bijvoorbeeld de meeste vergaderingen plannen in de namiddag.

- Geef collega’s werktijd waarin ze gefocust en aan een stuk kunt werken zonder te worden onderbroken. Voorzie daar in de werkplanning en in de werkomgeving de nodige ruimte voor.

- Leer medewerkers om taken na elkaar af te werken in plaats van parallel. Roep eens iemand naar voor in een vergadering en laat haar of hem de multitasking test doen die je in deze blog kunt lezen.

- Neem een pauze als je een belangrijke beslissing moet nemen. Nog beter, slaap er een nachtje over

- Activeer de zintuigen van je medewerkers en zorg dat ze regelmatig in het nu zijn.

- Zorg af en toe voor routinematige taken of activiteiten waarbij medewerkers weinig moeten nadenken. Ondertussen werkt hun onbewuste door.

- Voorzie een stilte- of meditatieruimte waar medewerkers tot rust kunnen komen, aan yoga kunnen doen of aan niets proberen te denken.

- Zorg voor regelmatige pauzes waarbij medewerkers niet nadenken. Voorzie in goede koffie, conversation starters, een biljart of een voetbaltafel

- Als je in een bijeenkomst vastloopt op een probleem, laat het liggen. Maak samen een wandeling of begin aan iets anders. Het collectieve onbewuste gaat dan voor jullie aan de slag en zal zorgen voor de oplossing.

“Af en toe is het goed om bij de pakken te blijven neerzitten – Wim Helsen”

Il tempo giusto

In een organisatie heeft niet iedereen hetzelfde tempo. Gelukkig maar. En dat is ook niet nodig. Toch hebben veel bedrijven de neiging om iedereen hetzelfde werktempo op te leggen. Je kunt ook het tempo van elke medewerker respecteren. Wellicht ga je zo een hoger werkrendement realiseren. Dit fragment uit ‘slow’ van Carl Honoré vind ik daarbij heel inspirerend:

Kun je hierbij hulp gebruiken?

Stuur mij een mail via dirk@dirkdeboe.be of bel mij op 0474/949448